«Подтверждаю» или «нужно перенести»: из чего собрать напоминание о записи накануне визита

Когда, куда и каким текстом: три решения до отправки

Накануне визита отправьте клиенту одно сообщение: услуга, дата и время, как найти вход, что учесть перед визитом и два готовых ответа — «подтверждаю» или «нужно перенести». Явку такой текст не гарантирует. Его задача скромнее: на него можно ответить одним словом.

До текста решите три вещи: за сколько до визита отправлять, в какой канал и каким текстом. Те же три настройки есть в одной из программ для записи. Эти три вещи решают и при ручной отправке, и при автоматической.

Когда. В образце скрипта одного разработчика программы для салонов первое напоминание — звонок администратора за день до услуги. После подтверждения клиенту обещают ещё короткое сообщение за два часа до визита. Это пример одной компании, а не норма. Если вы работаете без администратора, тот же срок подходит и для сообщения. Второе напоминание добавляйте, если видите в нём смысл для своих клиентов.

Куда. Пишите туда, где с клиентом уже шла переписка. В описании той же программы напоминание приходит в тот мессенджер, через который клиент записывался. Как выбрать главный канал, если их несколько, разобрано в отдельном материале журнала.

Пять строк напоминания

Шаблон: Здравствуйте! Напоминаю о записи: [услуга], [день недели, дата] в [время]. Вход: [ориентир]. Перед визитом: [что учесть]. Ответьте, пожалуйста, одним словом: «подтверждаю» или «нужно перенести».

Услуга, дата и время — в первой фразе. В образце скрипта уже первая реплика называет «завтра», услугу и время. Клиент сверяет запись с планами, не листая переписку.

Ориентир входа — одна строка. В скрипте клиенту предлагают отдельно прислать объяснение, как найти место. Проще сразу дописать подъезд, этаж, код домофона или правило пропуска.

Что учесть — только организационное и заранее оговорённое. Например, прийти без покрытия, если вы так договорились, или взять фото формы, которую обсуждали. Не добавляйте советов о подготовке кожи, ногтей или волос, которых не было в разговоре при записи.

Способ ответа — последней строкой. Два готовых слова, которые можно скопировать или набрать за секунду.

Ответ одним словом: «подтверждаю» или «нужно перенести»

Напомнить и получить ответ — разные действия. В описании одной программы для записи напоминание, подтверждение и перенос перечислены отдельно. Сообщение без вопроса остаётся напоминанием: ответа на него может не быть, и вы не узнаете, придёт ли клиент.

Готовые слова снимают с клиента необходимость формулировать. Ускоряет ли это ответ, никто не измерял.

На «подтверждаю» хватит одной строки: Спасибо, жду вас завтра в 15:00.

На «нужно перенести» сразу предложите два конкретных окна: Хорошо. Могу в среду в 12:00 или в четверг в 17:30 — что удобнее? Выбор из двух окон можно закрыть одним ответом.

Срок переноса: просьба, а не правило со штрафом

В скрипте для платной брони назван срок бесплатного переноса — 24 часа до записи, и он связан с удержанием оплаты. Такие условия оговаривают при записи, а не впервые в напоминании.

Если брони с оплатой нет, срок можно оформить как просьбу с понятной причиной: Если планы изменятся, напишите, пожалуйста, до 20:00 сегодня — успею предложить это время кому-то ещё.

Уберите из текста слова, которые звучат как предупреждение: «обязательно», «в случае неявки», «иначе». Просьба сообщает о сроке, но не угрожает.

Учебные образцы: маникюр и стрижка

Учебный образец для маникюра, все данные вымышлены: Здравствуйте! Напоминаю о записи: маникюр с покрытием гель-лаком, пятница, 9 октября, в 11:00. Вход со двора, второй подъезд, домофон 24. Старое покрытие снимаю сама, время на это заложено. Ответьте, пожалуйста, одним словом: «подтверждаю» или «нужно перенести». Если планы изменятся, напишите, пожалуйста, до 20:00 сегодня.

Строка про покрытие заранее отвечает на вопрос, снимать ли покрытие дома. Просьба о сроке стоит последней и не мешает короткому ответу.

Учебный образец для стрижки, данные вымышлены: Здравствуйте! Напоминаю о записи: стрижка и укладка, суббота, 10 октября, в 16:30. Студия в бизнес-центре, пропуск оформлен на вашу фамилию — назовите её на входе. Если сохранили фото формы, которую мы обсуждали, возьмите его с собой. Ответьте одним словом: «подтверждаю» или «нужно перенести». Если планы поменяются, напишите, пожалуйста, до 12:00 пятницы.

Каркас тот же, меняется содержание строк: вместо подъезда — правило пропуска, вместо покрытия — фото формы.